Software Contable

¿Qué es un software contable? Definición de software contable

Un software contable es un tipo de programa informático (o programa de ordenador) que está pensado para simplificar y automatizar las tareas de contabilidad de una organización o empresa.

El software de contabilidad, otra forma de referirse al software contable, permite el registro sistematizado de todas y cada una de las transacciones que se generan al realizar cualquier tipo de actividad productiva, como pueden ser las siguientes:

  • Compras
  • Ventas
  • Cuentas por cobrar
  • Cuentas por pagar
  • Control de inventario
  • Balances
  • Producción de productos
  • Gestión de nóminas

Es el propio software de contabilidad el que a partir de los ingresos y gastos (o egresos) se encarga de realizar todos los cálculos que sean necesarios.

Antiguamente era normal llevar la contabilidad empresarial con papel, bolígrafo y una calculadora, pero parece evidente que ese tiempo quedó atrás. Las largas horas de cálculos y resolución de errores, porque no nos engañemos, somos humanos, y por mucha atención que le dediquemos a las cuentas es probable que en

Ventajas de utilizar un software contable

Utilizar un software para llevar la contabilidad empresarial tiene muchas ventajas entre las que enumeramos las siguientes:

  • Ahorro de tiempo y costes.
  • Disminución de errores en la mecanización y en los posteriores cálculos.
  • Digitalización de la información que permite no depender en tanta medida del papel.

Desventajas del software de contabilidad

La mayor desventaja es que implantar un software contable donde no lo había tiene un coste inicial tanto de tiempo como de dinero. Vamos a explicarlo:

Hay que decir que estas dos desventajas se verán amortizadas en un periodo de tiempo y a partir de ahí, entrarán a ser todo ventajas.

Gasto de tiempo

Al tiempo que se tarda en manejar con una destreza suficiente para desenvolverse correctamente con el software de contabilidad se le llama curva de aprendizaje. Si por ejemplo, tenemos una empresa, en la que el usuario que lleva la contabilidad no ha tocado un ordenador en su vida tenemos un problema. Su curva de aprendizaje será extremadamente lenta. Incluso si la persona encargada de la contabilidad ha utilizado siempre un software contable y ahora le ponemos otros, es probable que la curva de aprendizaje sea media.

Gasto de dinero

Tener un programa de contabilidad actualizado e idealmente con un servicio de asistencia telefónica (o por otros medios como chat, tickets o mail), evidentemente supone un coste económico no sólo inicial (por compra de licencias de software) como de sus posteriores servicios de mantenimiento.

Es habitual ya que el servicio de “pago por uso” sea ofrecido por cualquier proveedor de software contable. Así nos ahorramos costes iniciales más altos y no estaremos “atados” a un software si no estamos contentos con él.

¿Existe el software contable gratis?

Si y no: claro que existe software contable sin pagar, pero suele haber “truco”, y es que un software contable por su propia naturaleza ha de estar constantemente actualizado para estar completamente adaptado a la legislación vigente. De poco serviría un programa que a la hora de presentar un impuesto lo hace mal porque no contempla el cambio en una ley. De ahí que en muchos lugares se publiciten programas de contabilidad gratis, pero la letra pequeña dice que en algún momento tendremos que pagar.

Al fin y al cabo, la gestión de la contabilidad es una de las tareas más importantes y con mayor responsabilidad dentro de una empresa, porque respondemos ante clientes, proveedores y ante las propias leyes. Es preferible descargar ese peso en un programa de contabilidad con su servicio de actualizaciones y olvidarnos nosotros de eso.

¿Quien crea el software contable?

Un software contable puede crearlo incluso una sola persona, un programador. Pero lo normal es que sea una empresa desarrolladora de software la que se encargue del diseño, programación y explotación comercial del software contable. ¿Qué ventajas tiene eso respecto a que lo haga un programador? La principal es que la calidad del producto debería ser mucho mayor, al intervenir diferentes perfiles en la creación del programa: analistas informáticos, programadores, diseñadores, especialistas fiscales. Esto último es importantísimo, ya que en el desarrollo de cualquier software contable debería estar implicado personal con grandes conocimientos de contabilidad y totalmente puestos al día.

En los años 80 y 90 era habitual en empresas grandes que hubiese un departamento de programación que llevase este tipo de programas (además de otros como ERP, Nóminas o CRM) y los fuese desarrollando en función de las necesidades empresariales. Esta práctica con el tiempo se demostro poco eficiente.

¿Software contable de código abierto?

El código abierto o software libre es un movimiento que lleva muchos años desarrollándose. Básicamente se trata de una serie de programas que permiten a cualquier programador modificarlos a su antojo. Esto a priori presenta un par de problemas de fondo:

  1. Necesitamos a un programador que sepa hacerlo, con los costes que eso conlleva.
  2. Ese código fuente de base no tendría porqué tener la calidad suficiente, ni cumplir con unos estándares mínimos, al fin y al cabo este desarrollo inicial lo ha hecho gente en su tiempo “libre”.

A partir de principios de este siglo las mejores soluciones contables de código abierto fueron compradas o se monetizaron, haciendo perder la esencia de este movimiento.

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